《把繁瑣工作自動化》Automate Your Busywork

一句話總結：

這本書是一本循序漸進的指南，教你如何利用簡單而精妙的「自動化飛輪」，擺脫最令人頭痛的瑣碎工作，減輕壓力，提高效率，騰出時間專注於最有意義的工作。

作者介紹：

作者 Aytekin Tank 在土耳其鄉下的一個小橄欖農場長大，從小就培養出對系統的熱愛。他說：「人是雜亂、複雜且容易出錯的，而系統能提供一致性和可預測性。」Tank 將家族農場打造成一台運轉順暢的機器，之後赴美攻讀計算機科學，並在早期網站上建立表單。這些表單的自動化，標誌著 Jotform 公司的起點。Tank 白手起家創立了 Jotform，並經營至今已有 17 年。Jotform 幫助 2000 萬用戶實現各種流程自動化，從網店結帳到設置測驗再到簽署僱傭合同。不管你是想白手起家創業，還是只想擺脫一些令人頭痛的任務，《把繁瑣工作自動化》都能讓你成為自動化專家。

重點啟發：

1.區分有意義的工作和繁瑣的工作

要想消除乏味的任務，你必須清楚分辨出哪些工作是令人煩躁、單調乏味、重複勞動的，哪些又是有意義、有影響力、有樂趣的。如果你分不清楚，就會迷失在忙碌的森林裡。花點時間列出你最不喜歡的任務，問問自己三個問題：你最享受做什麼？你想把腦力留給什麼？什麼能產生最大影響？接著做一次「繁瑣工作審計」，選擇一個你覺得最容易的時間範圍，記錄下各項活動的價值和感受。幾天下來，你就能得到數週的自動化靈感！

2. 掌握三步驟「自動化飛輪」

當你列出要自動化的任務清單後，就可以按照 Tank 的「自動化飛輪」模型開始行動了。這個模型分為三個階段，每個階段包含兩個步驟：

1. 分解與攻克：確定為何感到不堪重負以及如何解決，將任務分解成一系列可自動化的工作流程步驟。

2. 設計與實施：畫出工作流程的視覺地圖，用符合標準的最新技術來實現自動化。

3. 改進與迭代：自動化系統上線運行後，定義相關指標來衡量成功，持續測試、修改、改進。

記住自動化是一個持續的過程，反映了日本「改善」哲學。飛輪有三個反覆的階段：問題階段、解決方案階段和衡量階段。你可以用這個縮寫來記住六個步驟：DCDIRI（Dreaded Chores Deserve Ingenious Reflection Immediately，可怕的瑣事值得立即進行巧妙的反思）。

3.利用自動化全面提升生活

自動化的應用遠遠超出了提高工作效率。一旦掌握了自動化原理，你可以審視人生的方方面面，問自己：「這裡有什麼可以自動化的？」比如說郵件，你可以自動保存附件，再也不用尷尬地讓別人重發。在創意方面，可以為常用的標準回覆設置模板，用快捷鍵觸發。在心理方面，可以確保郵件被讀，提前排程發送，不錯過重要截止日期。在溝通方面，何不用自動化工具定期給朋友同事發生日郵件，而不是靠記憶？自動化是一項強大的技能，一旦你持之以恆地應用它，你的人生將煥然一新。

個人評價：

我個人非常喜歡這本書，覺得它在理論和實踐之間取得了絕佳的平衡。Tank 沒有過多理論，而是給出了大量模板、案例和實施細節。這本書雖然需要一些投入，但回報是終身受用、幾乎無所不能的技能。我真心推薦給那些想在工作中快速產生持久影響的應屆畢業生、感到被瑣碎工作拖累的高管、以及所有喜歡制定宏偉計劃並出色執行的人。

特別推薦《把繁瑣工作自動化》給誰：

這本書特別適合想要快速在工作中產生持久影響的大學畢業生、感覺自己陷入低優先級任務的高管，以及任何喜歡制定重大計劃並出色執行的人。

Ed有話説：

最後，我想說自動化的概念和企業經營中的「自動化」（Automate）不謀而合。通過自動化流程，企業可以將人力從重複性工作中解放出來，將更多資源投入到創新和增值活動中，從而實現更高效、更靈活、更具競爭力的運營。對個人而言，自動化讓我們可以專注在最有意義的事情上，活出自己理想的人生，這不正是我們所有人的終極目標嗎？