《搞定！：工作效率大師教你事情再多照樣做好的五步驟》Getting Things Done

一句話總結：

這本書提供了一套完整的生產力系統，幫助我們建立清單、提醒和每週回顧的習慣，讓大腦從繁瑣的待辦事項中解放出來，專注在當下手邊的工作上。

作者介紹：

大衛艾倫(David Allen)可說是生產力領域的大師，他的《搞定》系列書籍銷量超過150萬本，提出的GTD（Getting Things Done）系統簡單卻非常有效。雖然這本書最初出版於2001年，但在2015年進行了修訂，以反映科技的變化，不過GTD系統的精髓一直都是不受時間侷限的。無論你是用紙筆、電腦還是智慧型手機，這套方法都能立即派上用場。

重點啟發：

1. 建立「收集箱」的習慣。

你是否有過這樣的經驗？在專心工作時，突然想起要買牛奶，腦袋就像卡帶般不斷重複「買牛奶、買牛奶、買牛奶」，怎麼也揮之不去。這時候，「收集箱」就能派上用場了。你可以在紙上、筆記本、Evernote或手機記事簿開一個收集清單，或是在辦公桌放一個收納箱。當你在工作時突然冒出一個想法或同事交代一件待辦事項，就把它們通通丟進收集箱，讓大腦暫時擺脫干擾，繼續在效率的浪潮上乘風破浪。當然，收集箱只有定期清空才能發揮功效，艾倫建議每週檢視一次，讓大腦安心把事情交給收集箱。

2. 以「下一步行動」取代待辦清單。

傳統的待辦清單有個問題，就是讓人誤以為可以事先規劃好要完成多少事。但實際上，工作常會受到各種突發狀況、延誤或他人行程的影響。艾倫建議改用「下一步行動」清單，將目前專案中各項具體的小任務（30分鐘內可完成）條列出來。如此一來，當你有時間和精力工作時，就能輕鬆從清單中挑選一個任務立即上工。你甚至可以依專案或地點分類製作多份「下一步行動」清單，例如「需用筆電+WiFi」、「只需筆電」、「用手機」、「紙筆就夠」等。這樣在機場等待航班delay時，就算手機沒電又沒WiFi，你還是能拿出紙筆清單，找點事情做。

3. 每週回顧對GTD系統至關重要。

所有的清單都要定期更新才能發揮功效。例如在每週五下午，將收集箱清空，並更新所有清單，讓你對各項任務的進度有全面的掌握。這個步驟讓整個系統真正無壓，如果偷懶就會付出心理代價。以我自己為例，雖然計畫每週五清空收集箱，但那天也是部落格發文日，常忙不過來。結果把箱子裡最近的任務在週末做完，一些不太急的舊事項（例如清理Dropbox）就留在裡面，害我後來要把新的待辦事項放進去時有點猶豫，不確定何時才會去做。顯然這是我需要改進的地方，才能充分體驗GTD的好處。

個人評價：

我個人非常認同《搞定》這本書的觀點：它的確是目前最有效的生產力系統，但你必須嚴格遵守規則才能發揮效用，稍一鬆懈就很容易半途而廢。我還沒有完全採用GTD，但很樂意嘗試看看。目前我先挑幾個自己需要的元素來用，覺得已經有不錯的成效。其他的生產力系統如《最重要的事，只有一件》或《少即是多的力量》，相較之下可能比較有彈性空間，但效果可能也沒那麼強大。

特別推薦《搞定！》給誰：

無論你是即將踏入職場的年輕學生、需要改善工作流程的中年主管，或是曾經被待辦清單追著跑的人，我都衷心推薦大家閱讀這本書，這本書都能帶給你全新的啟發。

Ed有話説：

艾倫的GTD系統強調自動化(Automate)和充分利用資源(Leverage)，讓我們從繁瑣的生活細節中解放出來，這與企業經營講求效率的理念不謀而合。如果進一步把GTD和SCALE概念結合，相信能創造更大的綜效。GTD幫助個人有條不紊地執行任務，SCALE則是從宏觀的角度制定策略、創新、自動化流程、善用資源、精進優化。兩者相輔相成，GTD為SCALE打好基礎，SCALE讓GTD的成果發揮到極致。套一句艾倫的話：「把簡單的事情做好，人生就會單純而豐富。」對個人或組織而言，把每件小事做到位，就能在關鍵時刻爆發驚人的生產力。